Cara menyinkronkan kategori email Outlook.com dengan Outlook 2013

Banyak dari kita yang menggunakan Outlook.com juga ingin memanfaatkan sinkronisasi dengan Outlook 2013 (a.k.a. Outlook desktop) untuk mengakses email kami melalui aplikasi Office ini.

Sayangnya, sinkronisasi ini memiliki beberapa keterbatasan dan kelemahan. Salah satu yang paling saya perhatikan dalam pengalaman saya adalah bahwa secara default kategori email yang ditampilkan di Outlook.com tidak disinkronkan (kategori Outlook setara dari label Gmail). Namun, melakukan beberapa penelitian saya menemukan solusi yang memungkinkan yes we see di Outlook 2013 kategori yang ditetapkan ke setiap emailPosting ini menjelaskan cara menerapkannya langkah demi langkah.

Cara Kerja Kategori Outlook

Pertama-tama, menurut saya bagus untuk menjelaskan apa saja kekhasan Outlook yang membawa kita ke masalah ini, tetapi pada saat yang sama membiarkan pintu terbuka untuk solusinya (walaupun jika Anda mau bisa scroll dan langsung ke langkah solusinya).

"

Ketika kami mulai menggunakan Outlook.com (webmail) kami menemukan bahwa ini sudah ada serangkaian kategori dan filter secara defaultyang berfungsi tanpa kita harus mengonfigurasi apa pun. Di antara kategori default ini kami menemukan yang berikut:"

• Pembaruan Sosial: Email grup dari Twitter. Facebook, LinkedIn dan sejenisnya
• Newsletters: ditugaskan untuk periklanan atau buletin informatif dari perusahaan
• Groups: ditetapkan ke semua email dari daftar distribusi seperti Google Grup)
• Dokumen atau foto: ditugaskan sesuai dengan lampiran yang terdapat dalam email
• Pembaruan Pengiriman: Email Pelacakan Pengiriman Produk Grup

Email ditetapkan ke kategori ini dan lainnya menggunakan filter yang datang secara default, yang tidak dapat kami edit atau bahkan ketahui aturannya. Namun, kami dapat membuat filter baru yang menetapkan email ke kategori ini. Misalnya, jika kami menemukan bahwa kategori Pembaruan Sosial melewatkan email dari Pinterest, aturan baru memungkinkan agar email tersebut ditetapkan ke kategori tersebut.

Dimungkinkan juga untuk membuat kategori baru, di mana Anda dapat membuat filter dan aturan yang sesuai, dan juga memungkinkan untuk tandai email secara manual untuk menetapkan kategori, baik asli atau buatan pengguna.

"

Sekali di sini, jika kita mengakses Outlook.com melalui Outlook 2013 dan kita telah membuat beberapa kategori pengguna>ini menunjukkan yang terakhir (dan hanya yang terakhir), tetapi dalam jumlah terbatas cara . Kategori di Outlook 2013 memiliki warna dan memungkinkan Anda melakukan tindakan pencarian, tetapi kategori ini sekilas tidak disinkronkan. Hanya blok tidak berwarna dengan nama kategori yang ditampilkan."

"

Apa yang akan terjadi jika di Outlook 2013 kita membuat kategori dengan nama yang persis sama, dan memberinya warna? Jawabannya adalah bahwa berfungsi untuk tujuan kita. Dengan membuat kategori yang setara, semua email Outlook.com dengan label nama tersebut akan muncul di Outlook 2013 dengan kategori kembarannya>"

Masalah yang harus kami selesaikan sekarang adalah apa yang harus dilakukan agar kategori asli juga disinkronkan. Berikut cara mengatasinya dan mencapai sinkronisasi penuh.

"Langkah Pertama: Mengonversi Semua Kategori Outlook Asli menjadi Kategori Pengguna"

"

Seperti yang dijelaskan sebelumnya, informasi dari kategori yang dibuat secara manual sudah tersedia di Outlook desktop, tetapi tidak dari tag asli yang disertakan Microsoft secara default di email webnya. Untuk mengatasinya, kita perlu mengonversi kategori tersebut menjadi kategori pengguna"

Kita dapat melakukannya dengan membuat filter/aturan dengan struktur berikut:

"

Untuk membuat aturan kita harus mengklik tombol opsi di pojok kanan atas, pilih Kelola aturan>"

"

Ini harus diulangi untuk semua kategori asli yang ingin ditampilkan di Outlook 2013. Dan idealnya, kategori pengguna> "

"

Setelah selesai, kita mungkin ingin menyembunyikan kategori asli asli, agar daftar tag tidak berantakan dengan duplikat. Kita dapat melakukannya dari panel Kelola Kategori>"

Dengan melakukan ini, kita tidak perlu lagi melihat kategori duplikat, dan pada saat yang sama kita hanya dapat bekerja dengan kategori yang dapat disinkronkan dengan desktop. Tapi kita perlu satu langkah lagi untuk menyelesaikan trik.

Langkah kedua: Buat di Outlook 2013 kategori yang setara untuk setiap kategori Outlook.com

Sekarang kita hanya perlu membuat padanannya di Outlook 2013. Untuk melakukan ini, kita harus membuka jendela Kategori (tab Beranda > Kategorikan > Semua kategori) dan buat baru kategori yang memiliki nama yang persis sama dengan label Outlook.com yang ingin disinkronkan. Jika ada perbedaan 1 karakter, Outlook tidak akan cocok antara label yang berasal dari server dan yang baru kita buat, jadi Anda harus khawatir tentang pencocokan nama.

Kemudian kita menetapkan warna untuk masing-masing, dan jika kita mau, pintasan keyboard, dan hanya itu! , semua email Outlook.com yang disinkronkan mulai sekarang akan menyertakan kategori atau label warna yang sesuai. Yang terbaik dari semuanya, ini adalah sinkronisasi sejati, jadi ketika menetapkan label ke email dari desktop, perubahan ini akan tercermin di server (selama lokal dan nama kategori server cocok).

Bonus: pencarian cepat dari kategori

Untuk mendapatkan lebih banyak lagi dari kategori, kita dapat mengaitkannya ke bilah akses cepat (daftar tombol yang ada di atas Pita) filter untuk melakukan pencarian cepat menurut kategori.

"

Untuk melakukan ini, Anda harus terlebih dahulu mengaktifkan mode pencarian>" "

Tentu saja, secara default, pencarian Outlook memberi kami hasil dari semua folder email saat memulai pencarian dari entri kotak masuk, dan ini perilaku juga memengaruhi filter kategori yang baru saja kita sematkan.Jika kita ingin mengubahnya untuk mendapatkan hasil hanya dari folder saat ini, kita harus pergi ke File (tombol biru) > Opsi > Cari dan pilih Sertakan hasil hanya dari folder saat ini. Jika di kemudian hari kita ingin melakukan pencarian yang mencakup semua folder, tidak ada masalah, karena di panel pencarian ada opsi untuk mengubah opsi ini untuk kasus tertentu (tanpa mengubah opsi default)."